Migration zu
Microsoft M365
Die Montanuniversität Leoben stellt auf Microsoft M365 um. Diese Seite informiert Sie über die Umstellung von HCL Notes auf Outlook / Exchange Online.
Bei der Migration geht es primär um die
UMSTELLUNG DES MAILSYSTEMS!
Anwendungen z. B. Zeiterfassung, Angebotsdatenbank,
Arbeitssicherheitsdatenbank und PADB erfolgen in nachfolgenden Projekten.
Ablauf
Ablauf der Umstellung
Die Umstellung erfolgt
in Abstimmung mit der jeweiligen Organisationseinheit.
1Vorbereitung in HCL NotesWas vor der Umstellung geprüft und vorbereitet werden sollte.Aktion erforderlich⌄
- Vorlagen speichern Vorlagen müssen vor der Umstellung als Entwürfe gespeichert werden.
- Mailsignatur und individuelle Abwesenheitsnotiz zwischenspeichern Nach der Umstellung kann auf die Einstellungen des Mailfiles im Notes nicht mehr zugegriffen werden.
- Besprechungseinladungen verarbeiten Offene Einladungen bitte vor der Migration annehmen oder ablehnen.
- Kontakte prüfen Lokale Kontakte werden nur migriert, wenn sie mit der Mail-Datenbank am Server synchronisiert sind.
- Verschlüsselte Mails und private Ordner vorbereiten Über Aktionen – Vorbereitung Migration M365 können Dokumente entschlüsselt und private Ordner umgewandelt werden.
- Ältere Kalendereinträge exportieren Termine älter als ein Jahr werden nicht automatisch migriert und können als ICS-Datei exportiert werden.
2Installation oder Update der M365 AppsOutlook und die Office-Apps werden vorbereitet.Apps⌄
Auf ICT-betreuten Geräten erfolgt die Installation bzw. das Update automatisiert.
Auf anderen Geräten erfolgt dies durch den jeweiligen EDV-Betreuer.
3Initiale DatenübernahmeDie erste Übernahme der Daten erfolgt im Hintergrund.Sync⌄
Persönliche Mail-Datenbanken, Mail-In-Datenbanken, Verteiler, Ressourcen sowie serverseitige Kalender
und Adressbücher werden für die Migration vorbereitet.
4Finale SynchronisationDer konkrete Termin wird mit der jeweiligen Organisationseinheit abgestimmt.Termin⌄
Bei der finalen Synchronisation werden die letzten Änderungen übernommen.
Danach erfolgt die Arbeit mit Outlook.
!Wichtige Einschränkungen während der UmstellungBitte während der Migrationsphase beachten.Wichtig⌄
- Terminplanung eingeschränkt Frei/Gebucht-Zeiten werden während der Umstellungsphase nicht zwischen Notes und Outlook synchronisiert.
- Keine Mails senden Während der Umstellungen bitte keine Änderungen am Mailfile vornehmen. Also keine Emails versenden oder verschieben.
- Notes-Anwendungen bleiben vorerst in Notes Anwendungen wie Zeiterfassung, Angebotsdatenbank, Arbeitssicherheitsdatenbank, PADB oder Brandschutzbuch werden nicht im Rahmen der Mailmigration umgestellt.
5Nach der UmstellungAb diesem Zeitpunkt arbeiten Sie mit Outlook.Outlook⌄
- Outlook verwenden Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte werden künftig in Outlook genutzt.
- Notes bleibt lesend verfügbar Zugriff auf alte Inhalte bleibt vorerst im Notes-Client oder Webmail lesend verfügbar.
- Manuelle Nacharbeiten Mail-Signaturen, Regeln, Freigaben und Vorlagen müssen gegebenenfalls in Outlook neu eingerichtet werden.
- Shared Mailboxes Namentlich berechtigte Shared Mailboxes werden automatisch hinzugefügt. Andere müssen manuell eingebunden werden.
- Anleitungen - Hier finden Sie den Link zu den Anleitungen
?Was wird migriert – und was nicht?Zusammenfassung der wichtigsten Migrationsinhalte.Migration⌄
- Wird migriert Persönliche Mail-Datenbanken mit E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakten sowie Mail-In-Datenbanken, Verteiler, Ressourcen und serverseitige Kalender/Adressbücher.
- Nicht automatisch Private Ordner, verschlüsselte Mails, lokale Mail-Datenbanken und Archive benötigen Vorbereitung.
- Nicht migriert Freigaben persönlicher Maildatenbanken und Mail-Signaturen müssen in Outlook neu eingerichtet werden.
- Nicht Teil der Mailmigration Notes-Anwendungen wie Zeiterfassung, Angebotsdatenbank, Arbeitssicherheitsdatenbank, PADB oder Brandschutzbuch.
- Verschlüsselte Mails Outlook kann nicht wie HCL Notes nativ verschlüsseln. Für vertrauliche Informationen bitte passshare.unileoben.ac.at verwenden.
Häufige Fragen
FAQ zur Migration
Was muss ich vor der Umstellung vorbereiten?
Darf ich während der Umstellung mit der Maildatei arbeiten?
Was wird migriert und was nicht?
Was muss ich nach der Umstellung tun?
Wie melde ich mich in Outlook und M365 an?
An wen wende ich mich bei Problemen?
Enthalten
Was ist in M365 enthalten?
Mail
Outlook für E-Mail und Kalender mit 5 GB Postfach.
Apps
Word, Excel, PowerPoint und Outlook — lokal und im Browser.
Speicher
OneDrive als persönlicher Cloudspeicher mit 50 GB sowie SharePoint für gemeinsame Dateiablagen.
Teams
Teams für Zusammenarbeit in M365.