FAQ Migration M365

Migration zu
Microsoft M365

Die Montanuniversität Leoben stellt auf Microsoft M365 um. Diese Seite informiert Sie über die Umstellung von HCL Notes auf Outlook / Exchange Online.

Mailmigration: Umstellung von HCL Notes auf Outlook / Exchange Online. Notes-Anwendungen bleiben vorerst in Notes. Die Notes-Maildatei bleibt nach der Umstellung nur lesend verfügbar.
Aktuelle Informationen Anleitungen
01
Vor der Umstellung
1Was muss ich vor der Umstellung vorbereiten?Aktion erforderlich⌄

Vor der Umstellung sollten alle Inhalte vorbereitet werden, die nicht automatisch oder nicht zuverlässig migriert werden können.

  • Verschlüsselte Mails entschlüsseln Verschlüsselte Mails müssen vor der Migration entschlüsselt werden. Verwenden Sie in Notes den Menübefehl Aktionen – Vorbereitung Migration M365 – Dokumente Entschlüsseln. Dies muss auch in Archiven durchgeführt werden.
  • Private Ordner umwandeln Private Ordner müssen in normale Ordner umgewandelt werden. Verwenden Sie dazu Aktionen – Vorbereitung Migration M365 – Private Ordner umwandeln. Dies muss ebenfalls auch in Archiven durchgeführt werden.
  • Vorlagen speichern Notes-Vorlagen müssen vor der Umstellung als Entwürfe gespeichert werden. Ein Doppelklick auf eine Vorlage erstellt ein neues Mail aus der Vorlage; dieses Mail bitte als Entwurf speichern. Nach der Migration sind diese Entwürfe in Outlook verfügbar und können in Outlook Classic als .oft-Datei gespeichert werden.
  • Offene Einladungen verarbeiten Alle offenen Besprechungseinladungen sollten vor der Migration angenommen oder abgelehnt werden. Nicht angenommene Besprechungseinladungen werden nicht übernommen.
  • Regeln dokumentieren Mail-Regeln werden nicht automatisch migriert. Bitte wichtige Regeln vorab dokumentieren. Nach der Umstellung können sie in Outlook neu angelegt werden.
  • Kontakte prüfen Lokale Kontakte werden nur migriert, wenn sie mit der Mail-Datenbank am Server synchronisiert sind. Prüfen Sie, ob die Kontakte im Webmail oder in Traveler sichtbar sind. Falls nicht, öffnen Sie das lokale Adressbuch „Kontakte von …“ und aktivieren Sie unter Mehr – Vorgaben die Kontaktsynchronisation.
  • Ältere Kalendereinträge exportieren Termine älter als ein Jahr werden nicht automatisch migriert. Diese können über Aktionen – Vorbereitung Migration M365 – Kalender in ics-Datei exportieren als ICS-Datei exportiert werden.
  • Lokale Datenbanken vorbereiten Lokale Mail-Datenbanken, Archive, überlassene Mail-Datenbanken ausgeschiedener Mitarbeiter:innen oder Ablagen auf Shares werden nicht automatisch übernommen. Datenbanken dürfen nicht lokal verschlüsselt sein.
  • M365 Apps installieren oder aktualisieren Auf von ICT betreuten Geräten erfolgt die Installation bzw. Aktualisierung automatisiert. Auf anderen Geräten erfolgt dies durch den jeweiligen EDV-Betreuer.
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02
Während der Umstellungsphase
2Darf ich während der Umstellung mit der Maildatei arbeiten?Wichtig⌄

Während des aktiven Migrationsfensters darf die Notes-Maildatei nicht verwendet oder verändert werden.

  • Keine Mails senden, löschen, verschieben, ablegen, bearbeiten oder markieren.
  • Keine Ordnerstruktur ändern.
  • Kalender, Aufgaben und Kontakte während dieser Zeit nicht bearbeiten.
  • Änderungen während der Migration können zu Inkonsistenzen führen oder verhindern, dass Inhalte korrekt übernommen werden.
3Gibt es Einschränkungen bei der Terminplanung?Kalender⌄
Während der Umstellungsphase werden Frei/Gebucht-Zeiten nicht zwischen Notes und Outlook synchronisiert. Terminplanung mit freien Zeiten funktioniert nur Outlook zu Outlook und Notes zu Notes, nicht zwischen beiden Systemen.
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03
Was wird migriert?
4Welche persönlichen Daten werden migriert?Wird migriert⌄
  • E-Mails Persönliche E-Mails aus der serverseitigen Mail-Datenbank werden übernommen.
  • Kalender Aktive Terminserien und bestätigte Besprechungen werden migriert. Termine älter als ein Jahr und nicht angenommene Besprechungseinladungen werden nicht automatisch übernommen.
  • Aufgaben Aufgaben werden übernommen. Mails mit Wiedervorlage befinden sich in Outlook in den Aufgaben.
  • Kontakte Lokale Kontakte werden nur migriert, wenn sie mit der Mail-Datenbank am Server synchronisiert wurden.
5Werden Mail-In-Datenbanken, Verteiler und Ressourcen migriert?Wird migriert⌄
  • Mail-In-Datenbanken inkl. Zugriffsberechtigungen
  • Verteiler
  • Ressourcen
  • Kalender, die auf dem Server liegen
  • Adressbücher, die auf dem Server liegen

Shared Mailboxes, auf die Sie namentlich berechtigt sind, werden in Outlook automatisch hinzugefügt. Wenn eine Shared Mailbox fehlt, muss diese eventuell manuell hinzugefügt oder die Berechtigung geprüft werden.

6Was wird nicht oder nicht automatisch migriert?Wichtig⌄
  • Nicht migriert Freigaben persönlicher Maildatenbanken und Mail-Signaturen müssen in Outlook neu eingerichtet werden.
  • Nicht automatisch migriert Private Ordner, verschlüsselte Mails, lokale Mail-Datenbanken, Archive und überlassene Datenbanken.
  • Notes-Anwendungen Zeiterfassung, Angebotsdatenbank, Arbeitssicherheitsdatenbank, PADB, Brandschutzbuch und andere Notes-Anwendungen bleiben vorerst in Notes.
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04
Nach der Umstellung
7Was muss ich nach der Umstellung tun?Aktion erforderlich⌄

Ab der Umstellung arbeiten Sie mit Outlook. Der Zugriff auf Mail im Notes-Client bleibt vorerst nur lesend aktiv.

  • Kontrollieren, ob Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte vorhanden sind.
  • Mail-Signatur neu anlegen.
  • Mail-Regeln in Outlook neu anlegen.
  • Freigaben und Zugriffsberechtigungen neu einrichten.
  • Freigegebene Mailboxen einbinden.
  • Vorlagen aus Entwürfen bei Bedarf als .oft-Datei speichern.
  • Outlook-App auf Mobilgeräten verwenden.
  • Outlook kann nicht wie HCL Notes nativ verschlüsseln.

    Für vertrauliche Informationen, Zugangsdaten oder Dateien verwenden Sie bitte:
    https://passshare.unileoben.ac.at

Alte Mails und Kalendereinträge, die bis zum Umstellungstermin erstellt wurden, bleiben voraussichtlich bis Ende 2026 im Notes-Client oder Webmail lesend verfügbar.

8Was mache ich, wenn verschlüsselte Mails leer erscheinen?Support⌄
Wenn verschlüsselte Mails nach der Umstellung leer erscheinen, erstellen Sie bitte ein Ticket an ICT. In diesem Fall müssen Schreibrechte auf die Mail-Datenbank beantragt, die Mails per Script entschlüsselt und die Übernahme der Mails erneut angestoßen werden.
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05
Anmeldung und Nutzung
9Wie melde ich mich in Outlook und M365 an?Login⌄

Die Anmeldung erfolgt mit P-Nummer, MUonline-Passwort und zweitem Faktor / MFA.

  • Cloud-Anmeldunghttps://office.com
  • Outlook Web / Mailhttps://mail.unileoben.ac.at
  • Single Sign-on Outlook startet auf entsprechend eingerichteten Geräten standardmäßig ohne zusätzliche Passwort-Eingabe.
  • Mobile Nutzung HTMO und Traveler sind nicht mehr notwendig; verwenden Sie stattdessen die Outlook-App.
10Warum wird von Notes zu M365 migriert?Überblick⌄
  • Moderne Benutzeroberfläche
  • Höhere Benutzerakzeptanz im Vergleich zu HCL Notes
  • Integration von Mail und Kalender in Outlook und die M365 Apps
  • Single Sign-on und Multifaktor-Authentifizierung
  • Einfachere Zusammenarbeit mit OneDrive, SharePoint und Teams
11Welche Vorteile bieten OneDrive und SharePoint?Cloudspeicher⌄
  • OneDrive Persönlicher Speicherplatz in der Cloud, Synchronisation mit lokalen Ordnern und Freigabe möglich.
  • SharePoint Gemeinsam genutzte Dateiablage, auch von Teams verwendet.
  • Vorteile Zugriff von mehreren Geräten, einfacheres Teilen von Dateien und gemeinsame Bearbeitung.
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06
Support und Links
12Wie erreiche ich den Support?Support⌄
13Wo finde ich wichtige Links?Links⌄
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