Zur Modernisierung der IT, Vereinheitlichung von Tools, für eine einfachere, ortsunabhängige Zusammenarbeit und eine zentrale, sichere Datenspeicherung. Weniger Insellösungen, mehr Effizienz und bessere Sicherheits- und Compliance-Standards.

Microsoft M365 umfasst:

• E-Mail & Kalender (Exchange Online / Outlook)
• Zusammenarbeit & Meetings (Microsoft Teams)
• Dateispeicher (OneDrive, SharePoint)
• Office-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Ergänzende Sicherheits- und Compliance-Funktionen

Studierende, Lehrende und Mitarbeitende. Der Rollout erfolgt gestaffelt nach Bereichen und Organisationseinheiten.

• M365 – die Cloud-Umgebung von Microsoft mit Office-Apps (Word, Excel, PowerPoint), Outlook und Teams.
• OneDrive – Ihr persönlicher Speicher in der Microsoft-Cloud. Dateien werden bei aktiviertem Auto-Speichern dort gesichert.
• Teams – Kommunikationslösung für Chat, Telefonie und Videokonferenzen. An der MUL bleibt Webex die Standard-Anwendung.
• SharePoint – gemeinsamer, unternehmensweiter Speicher zum Teilen und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien.
• Exchange Online – die Mailserver der MUL in der Microsoft M365 Cloud.

• Studierende: Den Zeitplan finden Sie unter ict.unileoben.ac.at/m365-st
• Bedienstete: Die Umstellung erfolgt zuerst für Studierende. Details unter ict.unileoben.ac.at/m365-ma

• Senden Sie wichtige Mails rechtzeitig.
• Vermeiden Sie, die Ordnerstruktur maßgeblich zu ändern.
• Laden Sie kurz vor der Umstellung keine großen oder zahlreichen Dateien in M365 hoch.

Studierende

• Mi. 13.05.2026, 20:00: Zugriff auf M365 wird gesperrt, abschließende Datensynchronisation beginnt.
• So. 17.05.2026: Mail-Accounts werden gesperrt, E-Mails und Ordner werden final übernommen.
• Mo. 18.05.2026: Studierenden-Account auf mail.unileoben.ac.at wird freigeschaltet. Anmeldung mit m-Nummer@unileoben.ac.at oder @stud.unileoben.ac.at.

Bedienstete

• EDV-Verantwortlicher oder ICT-Support installiert und konfiguriert Office M365 auf Ihrem Gerät.
• Während der Umstellungsphase steht Mail im Notes-Client nicht zur Verfügung.
• Nach der Umstellung arbeiten Sie in Outlook weiter. Den Notes-Client benötigen Sie nur noch für spezielle Datenbanken.

Für Studierende: siehe Ablauf oben. Für Bedienstete wird der Zeitplan mit der jeweiligen Organisationseinheit abgestimmt. Während der Umstellungsphase steht das Mailsystem nicht zur Verfügung.

Die Anmeldung erfolgt in zwei Schritten:

Nein. Sie verwenden weiterhin Ihre p-Nummer bzw. m-Nummer und Ihr MUonline-Passwort.

Je nach verwendeter Nummer (p- oder m-Nummer) sind Sie im jeweiligen Bereich angemeldet. Ein Wechsel innerhalb einer Browser-Sitzung ist nicht möglich.

In der Regel nein. Alias-Adressen bleiben bestehen. Änderungen werden individuell kommuniziert.

Unterstützt werden Outlook für Windows/Mac, Outlook Mobile und Outlook im Web. IMAP/POP werden nicht empfohlen, da Kollaborationsfunktionen fehlen.

• Studierende: E-Mails werden automatisch migriert. Kalender, Aufgaben und Kontakte können manuell übertragen werden – Anleitungen unter ict.unileoben.ac.at/m365/anleitungen.
• Bedienstete: E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte werden vollständig migriert. Zugriffsberechtigungen werden berücksichtigt.

Jede:r Benutzer:in verfügt über 5 GB Speicher für Mail und 50 GB für OneDrive.

• Teams – Chat, Meetings, Telefonie. Für Bedienstete bleibt Webex die Standard-Telefonie-Anwendung.
• OneDrive – Ihr persönlicher Arbeitsbereich für individuelle Dateien.
• SharePoint/Teams – Team- und Projektarbeit, gemeinsame Dateien, Kanäle und Notizen.

Netzlaufwerke und Dateiserver sind von der Umstellung nicht betroffen.

In OneDrive (persönliche Meetings) bzw. SharePoint (Kanal-Meetings). Berechtigungen richten sich nach den Teilnehmenden bzw. Team-Mitgliedschaften.

Ja. Externe Personen können über einen Gastzugang in Teams/SharePoint eingeladen werden. Freigaben sind standardmäßig restriktiv. Gastzugriffe müssen von Besitzer:innen verwaltet und regelmäßig überprüft werden.

Anonyme Freigabelinks sind für sensible Bereiche nicht erlaubt. Zeitlich begrenzte, personenbezogene Links sollen bevorzugt verwendet werden.

In Rechenzentren innerhalb der EU.

Ja. Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter, die Montanuniversität bleibt Verantwortliche. Es bestehen vertragliche Zusicherungen, Standardvertragsklauseln und technische Schutzmaßnahmen.

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
• Spam- und Phishing-Schutz

Nur berechtigte Personen gemäß Team/Site-Berechtigungen. Administrative Zugriffe sind streng reglementiert und protokolliert.

Aktuelle Office-Apps werden unterstützt, Web-Apps sind jederzeit verfügbar. Ältere Versionen müssen ggf. aktualisiert werden.

• ICT-betreute Geräte: Aktualisierung erfolgt automatisiert.
• Nicht ICT-betreute Geräte: Wenden Sie sich an den EDV-Verantwortlichen Ihrer Organisationseinheit.

Die meisten modernen Add-Ins funktionieren. Ältere COM-Add-Ins und Makros sollten vorab getestet werden. Kritische Abhängigkeiten bitte vorab beim ICT-Support melden.

Microsoft stellt Hochverfügbarkeit, Versionierung und Wiederherstellungsfunktionen bereit. Zusätzlich setzt die Universität auf ein lokales Backup gemäß Schutzbedarf.

Der MUonline-Account bleibt bis 40 Tage nach Ende des Dienstverhältnisses bestehen. Danach werden Account und Daten in M365 gelöscht.

Bestehende Objekte werden nach Microsoft M365 überführt. Funktionale Postfächer bleiben erhalten; Zugriffsrechte werden übernommen und überprüft.

Anleitungen finden Sie unter ict.unileoben.ac.at/m365/anleitungen.

ICT-Service-Desk: ict-support@unileoben.ac.at | +43 3842/402-7510

Per E-Mail an it-sicherheit@unileoben.ac.at. Bitte geben Sie an:

• Beschreibung des Vorfalls (verdächtige Aktivität, Datenverlust, Phishing …)
• Betroffene Systeme oder Benutzer:innen
• Zeitpunkt des Vorfalls
• Bereits getroffene Maßnahmen

Während der Migration ist der Zugriff auf die Systeme gesperrt. Bitte kurz vor dem Start:

• Keine großen Datenmengen verschieben oder hochladen.
• Keine umfangreichen Änderungen an der Ordnerstruktur vornehmen.

Für Universitätsdaten ist M365 die bevorzugte und freigegebene Plattform.

Es wird empfohlen, wertvolle Forschungsdaten nicht in der M365 Cloud abzulegen. Obwohl M365 DSGVO-konform betrieben wird und Daten verschlüsselt in EU-Rechenzentren liegen, befinden sich die Daten in fremden Rechenzentren.